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事務職は未経験からでもできる?向いている人の特徴や必要なスキルを解説

事務職は未経験からでもできる?向いている人の特徴や必要なスキルを解説

こんにちは!工場・製造業求人サイト「イカイジョブ」の編集部です。

人気のお仕事としてよく挙げられる事務職ですが、オフィスでPC作業をしているというイメージはあっても、具体的にどんなことをしているのかは未経験者にはわかりにくいですよね。

事務職で働いてみたいけど、「未経験だと採用してもらえないから」と考えている方は多いのではないでしょうか?未経験者歓迎の求人でも自分にできる仕事内容か応募条件を自分が満たしているか不安に感じてしまいますよね。

そんな不安を解消できるよう、事務職の仕事内容や必要なスキルをはじめ、向いている人の特徴やオススメの資格まで解説していますのでぜひ参考にしてみて下さい。

事務職の仕事内容は?

事務職の具体的な仕事内容は、組織や企業によって異なる場合がありますが、一般的には以下のような業務が含まれます。

文書作成と編集レポート作成
ビジネスレターやメールの作成・編集
書類やフォームの作成
書類を作成するOL
データ入力と管理データベースやスプレッドシートへの情報入力
データの整理、更新、管理
電話応対と顧客サポート電話での問い合わせへの対応
顧客からの問い合わせや苦情の受付と解決
スケジュール管理と予約調整上司やチームメンバーのスケジュール調整
会議や予定の予約管理
スケジュール調整をするOL
受付業務案内等の来客対応
物品や文書の受け渡し
経理事務請求書や請求書の処理
支払いの管理と記録
出納や経費の処理
ファイリングと文書管理書類や文書の整理とファイリング
文書の保管とアーカイブ管理
その他上司やチームのサポート
会議やイベントの準備とサポート

以上のように多岐にわたる事務職の仕事内容をいくつか具体的に解説していきます

データ入力

データ入力は、手書きの書類や電子フォームなどから情報をパソコンに入力していく作業です。

扱うデータは顧客情報や注文内容、アンケート結果など様々で、スピーディーに入力できる事も大切ですが、何よりも正確さが求められるお仕事です。入力ミスを避けるためには、入力する内容と位置に間違いがないか慎重に確認しながら作業することが大切です。

また、個人情報や重要な企業情報を含むことも多いため、セキュリティ対策やコンプライアンス遵守の知識も求められます。

作業効率を高めるためには、ブラインドタッチを含めたキーボード入力の速さと正確性を両立させるトレーニングが必要です。

書類作成・管理

見積書や請求書、議事録、会議資料などの書類作成や作成した書類の管理も事務職の主要な業務です。

作成にはWordやExcelなどのofficeソフトを使用するほか、決まったフォーマットに入力する場合もあり、作成する書類に合わせて適切かつ臨機応変な対応が求められます。

会議資料作成では、テキストだけでなく画像ファイルやイラストを配置するなど、見やすさや配色などのセンスが求められる場合もあります。

作成したファイルは整理・管理して必要なときにすぐに取り出せるようにしておきます。
特に機密情報を含む書類は適切に管理し、漏洩や紛失を防ぐためにセキュリティ対策が必要です。

電話・メール・来客対応

電話・メール・来客対応では、取引先やお客様、配送会社や工事業者など業界や職場によっても異なりますので、基本的なビジネスマナーを守り、なおかつケースに合わせた対応が必要となります。

電話対応では、はきはきとした受け答えや聞き取った内容に抜けや間違いがないよう復唱してメモを取ることが必要です。

メール対応では、適切な文章やフォーマットに注意して、可能な限り速く返信することを心がけましょう。

来客や訪問者対応では、丁寧な接客を心がけ、相手の会社名や名前、用件をしっかり確認し、担当者へ迅速に引き継ぎます。いずれの場合も名前や内容の聞き取りの抜けやミスがないこと、伺う内容に個人情報・機密情報が含まれる場合があることに注意が必要です。

書類のファイリング

書類のファイリングは、受け取った書類や文書を適切な順序で整理し、保管します。紙でのファイリングの場合には、アルファベット順や日付順、担当者別などのルールに従ってファイルを整理し、書類をフォルダーや引き出しに収納します。

電子ファイリングの場合はあらかじめ決められたファイル名で指定された保存場所にファイルを格納します。

2024年の電子帳簿保存法施行により国単位でのペーパーレス化が推進されていることもあり、原本の紙ファイリングに加え、スキャナーなどで読み取った電子ファイルをファイリングする企業もあります。

紙・電子いずれの場合も、ファイリングは正確性と一貫性が重要です。書類やデータを適切な場所に収納していないと、欲しい情報が見つからなくなってしまう場合があります。

またファイリング作業は継続的なものであり、定期的にファイルを整理し、不要な書類やファイルは処分・削除するなど更新することも必要です。

郵便物の発送・仕分け

郵便物の発送・仕分けは、郵便物の受け取りから発送までのプロセスを管理します。

受け取った郵便物は部署ごとや種類に応じて仕分けします。会社から発送する郵便物は機密性の高い文書等を扱う場合もありますので、送付先の間違いがないことはもちろん、発送方法も適切なものを選ぶなど注意が必要です。

備品管理・発注

備品管理・発注では、オフィスの備品や消耗品の管理を行います。

事務備品や文具、消耗品の在庫の点検や棚卸しを通じて必要な備品を把握し、在庫レベルを適切に維持します。不足や新規購入が必要な場合には、発注手続きを行います。

最近では発注翌日に配達されるサービスも多くありますが、プリンターや複合機のトナーカートリッジなど専門性の高い備品は配達まで3日〜4日かかる場合もあり、プリントができないトラブルに繋がることがあるので注意が必要です。

また発注の際には予算を守って必要な備品を確保する必要があります。

事務職に向いている人の特徴

ここからは事務所に向いている人の特徴について解説していきます。自分に当てはまる特徴があなたの魅力と言えますので積極的にアピールしていくことをオススメします!

丁寧で正確な仕事ができる

事務職では、データ入力や資料作成などミスのない正確な作業を求められるため、丁寧に作業する必要があります。
例えば、顧客情報や会計データの入力時にミスがあると誤った請求書が送られたり、資料作成で誤った情報が含まれれば誤解を招き、信頼性が失われるかもしれません。

そのため、事務職の作業では丁寧さと正確さが重要で、作業中にも確認を怠らず、自動チェック機能の利用などミスを防ぐための工夫をすることが欠かせません。
作業後に重ねて校正を行うことも有効でしょう。

このように、ミスなく作業しようという意識が高く、丁寧な仕事ができる人が事務職に向いていると言えます。

人をサポートするのが好きで気遣いができる

事務職では、部署やチームのメンバーや顧客と円滑なコミュニケーションを図りながら、様々な業務を行うことが求められます。

裏方であるためアシスタント的な業務とも言えますが、事務職の地道で正確な作業によって組織や部署・チーム全体がスムーズに機能することができる、重要な役割を果たしています。

また、チームメンバーや上司のニーズを理解し、適切なサポートを提供することも重要です。そのため、気配りができてサポートすることに楽しさや喜びを感じられる人が、事務職でより充実した業務を行うことができます。

地道にコツコツ取り組むのが得意

事務職は文書の整理やデータの入力、電話応対など、日々の業務に多くの時間を費やします。

地道で継続的な作業が多いため、コツコツとした作業スタイルや粘り強さが重要です。

また、細かな作業に集中して正確に処理することも大切です。地道に努力を重ねることで、業務の効率化や品質の向上に貢献し、組織の円滑な運営に貢献することができます。

そのため、地道な作業に対する忍耐力や集中力を持っている人が、事務職に向いていると言えます。

臨機応変に対応できる

あまり忙しいイメージがない事務職ですが、予期せぬ状況や急な変更に対応することがあります。例えば、急な締め切りや重要な会議の準備、突然の顧客からの問い合わせなど、様々な状況に柔軟に対応する必要があります。

業務を行う際にはチーム内でのコミュニケーションや協力も重要であり、他のメンバーとの連携を円滑に行うことも必要です。そのため、柔軟性や臨機応変さを持ち、変化に対応できる能力を持つ人が、事務職に向いていると言えます。

スケジュール管理がしっかりできる

事務職の仕事は通常、複数の業務が同時に進行しています。 日次、月次、年次のタスクが発生するため、自分でスケジュール管理して業務に取り組める人に向いていると言えます。

期日のある書類作成や変更作業、電話応対、メール返信といった日次の業務のほかに、月次の経費精算や資料のまとめ、年次の書類の整理や年次報告書の作成など、期間ごとに異なる業務が発生します。

そのため、自分でスケジュールを管理し、日々の業務だけでなく、月次や年次の業務も見据えて計画的に取り組むことが必要です。複数の業務が同時に発生することもありますので、優先順位を付けて効果的に作業を進める能力も重要です。

感情のコントロールができる

事務職の仕事では、時にはプレッシャーやストレスがかかる状況に直面することがあります。 緊急の書類作成や変更、スケジュールの組み直しや顧客・取引先からの苦情やクレーム対応などケースはさまざまです。

そんな時、必要以上に慌ててしまったり機嫌が悪くなる、口答えをするなど感情のままの行動はその後の関係性やコミュニケーションの悪化に繋がりかねません。

感情のコントロール方法は個人差によりますが、ストレス管理やリラックス法の習得、感情を理解するための自己認識の向上、対人関係スキルの向上などがあるほか、感情を表現する前に一呼吸おいて冷静に考える習慣をつけることも有効とされています。

事務職の仕事においては、感情を適切にコントロールし、業務を円滑に遂行することが必要となります。

事務職に必要なスキルは?

ここからは事務職への就職・転職を視野に必要なスキルについて解説していきます。

ExcelやWordなどのOAスキル

事務職は、パソコンを使用する機会も多いため一定のOAスキルが求められます。

具体的には、WordやExcel、PowerPoint、Outlookなどを使った文書作成やデータ管理、電子メールの送受信、スケジュール管理が必要です。さらに、ファイルの整理や検索、クラウドストレージの利用、基本的なデータベース操作も重要です。

業務によって求められるスキルや使用するアプリケーションも異なりますので求人の募集要項や応募時に確認する必要があります。

コミュニケーションスキル

勤務する部署やチームの内外と接点を持つ機会が多い事務職は、コミュニケーションスキルも大切です。単に文書の処理だけでなく、電話やメールを通じての明確な情報伝達、チーム内での協力、問題解決のための円滑なコミュニケーション力が求められます。

また、顧客や来訪者の対応もありますので、笑顔を心掛けて丁寧かつ適切な対応も必要になります。

事務職におススメの資格は?

事務職での就職・転職を考える人はどんな資格を取得しておくとよいのでしょうか? ここからはオススメの資格について解説します。

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)

Microsoft Office Specialist (MOS) 資格は、Microsoft Officeの各アプリケーション(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Accessなど)のスキルを証明するものです。

MOS試験は、初心者から上級者まで幅広いレベルに対応しており、自分のスキルレベルに合った試験を選択することができます。一般レベルであれば合格率は約80%と言われており、比較的難易度は低いと言えます。

MOS資格は国際的に認められた資格となっており、資格取得をすることで文書作成、データ管理、プレゼンテーション作成、電子メールの使用など、オフィス業務における基本的なスキルを証明できるとともに就職・転職時には大きなアピールポイントとなります。

MOSスキルのイメージ写真

日商簿記

日商簿記資格は、日本商工会議所(通称:日商)が主催する資格試験です。日本国内で広く認知されており、会計や簿記に関する基礎知識とスキルを証明することができます。

原価計算初級・初級・3級・2級・1級という5つの試験があり、それぞれのレベルで基本的な簿記の知識や会計処理の技術を習得します。

経理事務や会計事務を兼務する事務職では、日商簿記3級を必須とする企業や部署も多く、取得しておくことで就職・転職の選択肢が拡がる資格です。

数ある簿記検定の中でも日商簿記検定を選択する人が多く、年間40万人が受験をしていると言われています。

ちなみに、日商簿記3級の合格率は30~50%程度となっており、全く経験がない人が始める場合は80~100時間程度の勉強時間が必要とされています。

ビジネス実務マナー検定

ビジネス実務マナー検定は、ビジネスでの仕事の仕方と基本的マナーについて習得できる資格でビジネスパーソンや事務職の方々だけでなく、学生や社会人全般にも役立ちます。

1級から3級までがあり、2級・3級の合格率は60〜70%前後で難易度は低め、1級は専門的知識も必要となり合格率は45%前後と難易度は上がります。

この検定では、ビジネスマナー、ビジネス文書の作成方法、商談や会議での振る舞い、電話対応やメールのマナーなど、ビジネス実務に関する様々な知識やスキルを取得できます。

ITパスポート試験

ITパスポート試験は、日本の情報処理学会が主催する試験で、パソコンを使用する機会が多く、ITスキルが求められる事務職にとって重要な資格の一つです。

合格率は50%前後で難易度は低めとなっており、ITに関する必要な知識を測る試験のため、実務経験や高い専門知識を必要としません。

パソコンの基礎的な知識や操作技術、ネットワーク、セキュリティの知識などを身につけることで、データの入力や集計、文書の作成・編集、電子メールの送受信、インターネットを利用した情報収集などの業務に役立ちます。

またITに対する理解を深めることで個々のITリテラシーを向上させるだけでなく、社会全体のリテラシー向上に貢献することが期待される試験です。

事務職は未経験からでも転職できる

データ入力の女性スタッフ

事務職は、経験が必要な場合もありますが、未経験からでも十分チャレンジできる仕事です。

一部の事務職は、特定の業務やソフトウェアの知識が必要な場合もありますが、多くの場合、基本的なスキルと学習意欲があれば十分に対応できます。また、働き方も正社員はもちろん派遣社員や契約社員など様々あり、自分に合った働き方ができるでしょう。

さらに、日商簿記2級など上位資格を取得することで、事務職に求められる知識やスキルを証明することができ、就職や転職に有利になるでしょう。

資格取得を目指すことで、事務職への就職やキャリアアップの道が開けるだけでなく、自信を持って仕事に取り組むことができます。

事務職の仕事はコミュニケーション能力やパソコンのスキル、正確な情報処理能力など、様々なスキルを求められるため、日々の学習や成長が重要です。

今はまだ必要なスキルが足りないと感じる人は、スキルの習得や資格を取得して知識やスキルを高めることから始めてみましょう。

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