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データ入力とは?初心者でもできる?必要なスキルや向いている人を解説

2024.01.22

データ入力は名前の通りパソコンでデータを入力するお仕事ですが、実際どんなデータを入力するのか、データ入力以外にどんなことをするのかなどイメージが湧かない方も多いと思います。ここ数年、在宅ワークやクラウドソーシングが一般的になり、データ入力のお仕事が気になっている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、仕事内容や必要なスキル、どんな人が向いているか、収入はどれ位なのかなどデータ入力のお仕事について詳しく解説していきますのでお仕事探しの参考にしてみてください。

データ入力の仕事内容

データ入力作業はパソコンで指定されたフォーマットに文字や数字などを入力することが一般的です。作業内容により専門的な知識が必要な場合もありますが、基本的にはパソコンのタイピングや基本操作スキルがあれば未経験からでも気軽に始められることが魅力の一つでしょう。

ハードルの低さや在宅でもできる手軽さから副業やバイトとしても人気があるお仕事です。ここからは具体的にいくつかの職種について解説します。

在宅ワーク|リビングでの作業風景

書類やアンケートなどのデータ入力

手書きのデータリストやアンケートの集計結果などの資料を基に、パソコンに入力していきます。あらかじめ入力フォーマットが用意されていることが多く、決まった箇所に数字やテキストを入れるシンプルな作業です。

パソコンさえあれば作業が可能なため、企業によっては在宅ワーカーに作業を依頼するケースもあります。小さなお子さんがいて出社できない、自宅でできる仕事を探している人にとっても、マイペースでコツコツ作業ができるメリットがあります。

基本的にデータ入力以外の業務がないため、未経験からでも始めやすいと言えるでしょう。

事務業務

事務業務のデータ入力は、業種・職種により作業内容もさまざまです。
ここでは一般事務、経理事務、営業事務の3つについて解説します。

≪一般事務≫
一般事務のデータ入力は、顧客情報のデータベース作成や注文処理、手書きの社内文書のデジタル化などがあります。
入力にはExcel・Wordを使用する場合が多く、office製品の基本的な操作が必須となります。
その他にも、電話や来客対応、郵便物の仕分けや発送など業務が幅広く、データ入力は業務の中の一部として行うことが多いお仕事です。

一般事務|データ入力のお仕事

≪経理事務≫
経理事務のデータ入力作業は、日々の取引や財務情報を仕訳したりデータベースに入力したりする作業です。簿記や会計知識のスキルが必要で、入力は専用の経理ソフトを使用することが一般的です。ソフトは企業や組織によって異なるため、自身の経験が活かせるかを確認することが重要です。

また電子帳簿保存義務化やインボイス制度の導入などにより、経理部門の電子化によるデータ入力作業は欠かせないものとなっています。
経理事務は、毎日のお金の管理をする日次業務、日々のお金の流れを月単位で集計する月次業務、決算や税務申告などの年次業務と期間ごとで仕事内容が変わってくるため、それぞれに対応できるスキルや経験が必要になります。

≪営業事務≫
営業事務のデータ入力は、提案書や企画書、見積書など営業から依頼された書類のデータ化がメインです。
Excel・Wordに加え、PowerPointなどの企画書作成ソフトを使用することがあります。企画書や提案書は、正確で早い作成はもちろんですが、見やすさや配色・デザイン性も必要なため経験を必要とされる場合があります。

その他には、電話や来客対応、顧客管理、ファイリングなど営業部門のサポート的な役割を持つお仕事です。

コールセンターの注文受付業務

データを入力するだけでは物足りない人には、コールセンターの選択肢もあります。
インターネットショッピングの注文受付をはじめ、各種サービスのサポート業務やテレマーケティングなどで電話の会話内容を入力していく作業です。会話をしながら入力するため、入力の正確性や速さに加え、コミュニケーションスキルが求められます。

接客や受付などで応対の経験がある方には、未経験からでも比較的取り組みやすい仕事内容と言えるでしょう。

コールセンターのスタッフ

データ入力に必要なスキルやコツは?

ここでは、データ入力の仕事をするうえで必要なスキルやコツをそれぞれ2つずつご紹介します。自分のスキルが足りているか、コツが使いこなせそうかチェックしてみてください。

タッチタイピングスキル

タッチタイピングはブラインドタッチとも言われ、入力する際に手元を見ずにキーボード入力を行うことです。タッチタイピングを習得することで入力の速さ・正確さ・疲れにくさを手に入れることができると言われています。

特に変換ミスや入力ミスがあった場合は後から確認する手間がかかるうえ、万が一間違ったまま提出して大きな損失になる場合もあります。その点タッチタイピングなら入力したその場で確認ができ、確認や修正の手間も最小限で済ませることが可能です。

データ入力作業を行うには、一分間に80文字程度の入力速度が必要と言われていますので練習アプリやWebサイトを積極的に活用しましょう。

スムーズなタイピング

Officeソフトの操作スキル

データ入力作業では、ExcelやWordの基本操作スキルも必要となります。企業や組織によって指定のフォーマットを使用する場合もありますが、officeソフトを基本にする場合が多いため、この2つを操作できれば臨機応変に対応が可能でしょう。

基本操作はExcelならデータ入力とSUMやAVERAGEなどの基本的な関数が使用できること、Wordはテキスト入力や簡単な図形描画、イラストの挿入などができれば大丈夫です。
営業事務ではPowerPointのスキルを求められる場合もありますので応募に必要なスキルは問い合わせが必要です。

ショートカットキーの活用

パソコンには「ショートカットキー」が存在しています。パソコンのメニュー画面から項目を選択していく作業をキーボードのみで行う操作のことを指し、作業時間をグッと減らすことが可能。

例えば、Wordで「ctrl+C」はコピー「ctrl+V」は貼りつけといったように、キーボードを押すだけで作業を進めることができ非常に便利です。このショートカットキーは、ソフトによって設定が異なるので、よく使うソフトや指定ソフトのショートカットキーを頭に入れておくと、仕事に役立つでしょう。

よく使う単語を辞書登録する

データ入力をしていて、頻繁に出てくる用語や難しい言葉をあらかじめ辞書登録しておくのも、仕事を効率的に進めるコツのひとつです。辞書登録しておくことで、最後までタイピングしなくても画面にその言葉を表示でき、作業スピードがアップします。また、頻繁に連絡を取り合う人のメールアドレスなども辞書登録しておくと、入力の手間が省けてストレスなく仕事ができるでしょう。

データ入力は楽?向いている人の特徴

データ入力の仕事は、資格や体力がなくてもトライしやすい仕事です。それではデータ入力作業は楽なのでしょうか?ここでは、就職後に後悔しないよう、どんなタイプの人がデータ入力の仕事に向いているのかをご紹介します。

パソコン作業に慣れている

専門知識や資格がなくてもトライしやすいデータ入力の仕事ですが、やはり最初からある程度パソコンの使い方を知っている人の方が有利と言えます。パソコンの操作スキルがあれば、イチから覚える必要がなく、すぐに慣れて効率的に仕事をこなせるようになるはず。そのため、普段からパソコンを使っていて、操作に抵抗がない人に向いている仕事と言えます。

集中力・忍耐力がある

とにかくデータをコツコツと入力していく単純作業がメインとなるため、短時間ではなく、3時間以上の長時間集中できるタイプかどうかも重要ポイントです。集中力が保てないと、入力ミスをしたり、作業時間が余計にかかったりして作業効率が悪くなりがちです。

また、集中力と合わせて、長時間同じ作業を繰り返すために必要な忍耐力にも自信があればなお良いでしょう。集中力や忍耐力に自信がある方は、志望動機にも長時間作業をコツコツできる旨を記載しておくと採用に有利でしょう。

効率を考えながら作業ができる

データ入力の仕事は、効率化を考えながら作業することが重要です。ゆっくり取り組んでいると、仕事がどんどん溜まってしまいます。タッチタイピングやショートカットキーなどを駆使したり、自分なりのやり方を見つけたりしながら仕事をサクサク進められる人が向いているでしょう。

正確かつ注意深く作業ができる

入力したデータに変換ミスや入力ミスが多発していては元も子もありませんので正確に入力することが重要です。タッチタイピングを習得して、入力しながら確認・修正したり、変換ミスの起きやすい単語や送り仮名の使い方にも注意深く作業したりすることが求められます。

データ入力に役立つ資格

ここでは取得しておけば就職活動や就職後に役立つ資格について解説します。

データ入力に必要な資格

キータッチ2000・ビジネスキーボード

いずれの資格も商工会議所で実施されている、パソコンの入力に関する検定試験です。それぞれの内容と費用については以下となります。

内容 費用(税込)
キータッチ2000 パソコン初心者向けで合格・不合格を認定するものではなく与えられた課題を制限時間内(10分)でどれだけ入力できたかで「技能認定証明書(デジタル)」が与えられます。
10分内に課題の2000文字全てを入力できればゴールドの認定証がもらえます!
1,570円
ビジネスキーボード キータッチ2000の中級・上級向けの技能認定試験です。ビジネス向けの単語や文章入力が多く、より実践的な課題となっています。
与えられた課題を時間内に入力できた文字数と入力の正確度を5段階で評価されます。
2,620円

 

キータッチ2000・ビジネスキーボードともにインターネット試験となっており、最寄りのネット試験会場から申込をすることが可能です。
キータッチ2000は、タッチタイピングができればそれほど難しい資格ではないため、余裕があればビジネスキーボードにもチャレンジしてみると良いでしょう。
※商工会議所ネット試験施行機関

マイクロソフト オフィス スペシャリスト(MOS)

MOSはoffice製品のスキルを証明するマイクロソフトの国際資格となり、取得しておけば就職・転職の際に有利なことは間違いありません。
試験はExcel・Word・PowerPoint・Access・Outlookのアプリケーションごとに受験するバージョンを選択できます。

Outlook以外は一般・上級のレベルがありますので自分のスキルにあった資格を受験するとよいでしょう。
受験費用は1試験10,780円~12,890円で全国統一試験と、最寄り会場で受検ができる随時試験があります。

データ入力の平均収入

業種や職種により作業内容は異なるものの、データ入力作業のお給料事情はどうなっているのかを、令和4年賃金構造基本統計調査から全国平均値と東京都・静岡県を比較してみました(※)。平均時給は 平均月収 ÷ 月の平均労働時間 で算出しています。

平均月収 月の平均労働時間 平均時給換算
全国平均 212,000円 167時間 1,269円
東京都 214,000〜272,000円 171時間 1,251〜1,591円
静岡県 183,000〜238,000円 156時間 1,173〜1,526円

※令和4年賃金構造基本統計調査の結果を加工して作成

成果報酬制の場合

クラウドソーシングや在宅での作業の場合は成果報酬型で支払われることがほとんどで、相場も業種や作業内容によって変わるため収入について一概には言えません。報酬額の基準は、案件1件ごとの場合と、1文字あたりで設定されている場合の2パターンがあり、タイピングのスピードで収入が大きく変わってきます。

報酬金額 ÷ 作業の所要時間(目安でも可) =時給金額 が算出できるので、自分で目安金額を設定しておくと良いでしょう。

データ入力のお仕事で気をつけるポイント

企業や組織のさまざまな情報を扱うデータ入力は、どんな点に気をつけて作業をしたらよいのかを解説します。

情報管理を徹底する

入力元のリストには、個人情報や企業情報など重要情報が含まれていますので管理方法に注意しましょう。作業途中で席を立つ場合には、書類の施錠管理やパソコンロックは情報を扱う立場として当然と言っても過言ではありません。

企業や組織では情報管理のルールが用意されていますので内容を把握しておきましょう。在宅ワークやクラウドソーシングで作業を請け負う際には、情報管理についての契約書を締結することもあります。

情報管理の徹底をしよう

提出・納品をする前に必ずチェックする

経験やスキルがあっても入力ミスは発生してしまいます。タッチタイピングでの随時のチェックはもちろんのこと、提出や納品前には必ずチェックをする習慣をつけましょう。
使用するアプリケーションによっては、誤字や脱字をチェックしてくれる機能もありますので活用してみると良いでしょう。

納期・期限に間に合う余裕を持つ

提出前にチェックするためにも、納期・期限に余裕を持って作業計画を立てましょう。慌てて作業をすることでミスのリスクは高まります。
特に在宅ワークでは、隙間時間で作業をするつもりでもなかなか思うように進まない、なんてことも少なくありません。

適度に休憩を取る

スポーツ庁では座りすぎによる健康リスクを低減するため、30分に1回は立ち上がって動くことを推奨しています。作業に集中しすぎて数時間座りっぱなし、なんてことのないようタイマーをセットして立ち上がったり、トイレに行くなど意識的に動くようにしましょう。気分転換を図ることで集中力を持続することもできます。

データ入力は初心者からでもできる

データ入力の作業は、コツさえ掴めば未経験からでもトライしやすいでしょう。体力的な心配もほとんどなく、正社員・アルバイト、在宅ワーク・クラウドソーシングなど自分の生活スタイルに合った働き方が選べるなど魅力的なポイントが多くあります。

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