こんにちは。工場・製造業求人サイト「イカイジョブ」の編集部です。

正社員はもちろんパートとしても人気の高い職種のひとつ、事務職に採用されるには、面接の前の応募書類でしっかりと自分をアピールすることが大切です。特に重要視されるのが、志望動機の内容。この記事では、事務職の志望動機を書く際のポイントを例文を交えてご紹介すると同時に、アピールポイントとなる資格についても解説していきます。

事務職の種類は？

ひとくちに事務職といっても、さまざまな種類があります。
ここでは主なものを解説していきましょう。

一般事務

さまざまな組織で事務作業の全般を担当するのが一般事務です。具体的には書類の作成・処理・ファイリングからデータ入力、電話応対、社会保険の手続き、来客対応、郵便物の発送、備品管理などです。

中には「一般事務＝総務」と思っている人もいるかもしれませんが、一般事務は自身が所属している部署での事務作業を担当するのに対し、総務は総務部に所属して会社全体の事務業務を取扱います。

一般事務の求人募集では、WordやExcelといった基本的なパソコンのスキルがあれば大丈夫という企業が多いので、未経験者や40代でも比較的採用されやすい事務職と言えるでしょう。

営業事務

営業事務は、主に営業担当のサポートをする役割を担っています。見積書・発注書・請求書といった各種書類の作成や顧客対応、商品の受注・発注などを行うのが仕事です。

時には、プレゼンの資料作成を手伝うこともあります。直接営業活動に関わることはありませんが、顧客対応をする機会が多いので、コミュニケーションスキルが求められる事務職です。

経理事務

会社のお金を管理するのが経理事務です。主に経費の精算、伝票の仕分け、帳簿作成、月次決算などの会計業務及び、予算編成を行います。事務職の中でも、比較的男性が高いのが特徴です。

医療事務

病院やクリニック、診療所などの医療機関で事務作業を行うのが医療事務です。事務職の中でも人気が高く、求人も多いという特徴があります。

主な仕事内容は受付業務、カルテ作成、診療報酬明細書の作成など。医療事務では事務処理能力だけでなく、患者さんに寄り添う能力も必要です。必須の資格はありませんが、診療報酬請求事務能力認定試験を取得しておくと、採用時や給与面で優遇されることがあるでしょう。

 

事務職に活かせる資格は？

事務職はパソコンを使って資料を作成したりデータを整理したりすることが多いので、パソコンスキルは必須です。特にワード、エクセルといった、マイクロソフトオフィスを使用するので、MOSを取得しておくと採用に有利になるでしょう。
MOSとは、マイクロオフィス製品の操作スキルを証明できる国際資格です。ほかにも日商PC検定を取得しておけば、より高度なパソコン実務能力があることをアピールできます。

また書類を作成することも多いので、ビジネス文書検定の資格も武器になります。ビジネス文書検定とは、専門用語やビジネス用語、敬語などを正しく踏まえた、文書作成能力を示す資格です。そのほかにも不動産会社の事務職なら宅地建物取引士の資格、医療事務なら診療報酬請求事務能力認定試験というように、それぞれの業務内容に合った資格を取得しておくと、採用に有利となるでしょう。

事務職の志望動機のポイント3選！

事務職の志望動機を書く際は、3つポイントを押さえることが重要です。

1.その企業を志望する理由を書く

履歴書に事務職の志望動機を書くにあたって、「なぜ事務職を選んだのか」については書いているのに、「なぜその企業を選んだのか」について言及していない…というのはNGです。
これでは企業の人事担当者が「事務職ならどの会社でもいいのか」という印象を抱きかねません。となると、書類選考で落とされても仕方ないでしょう。

志望動機を書く際は、必ず「どうしてこの会社の事務として働きたいのか」を明確に書きしょう。そのためには志望する会社が他社とどう違うのか、しっかりと企業研究をして「なぜこの企業で働きたいのか」を自分自身で深堀することが大切です。

2.経験者はスキルや経験、新卒・未経験者は意欲や適性をアピールする。

事務職経験者は職務経歴書とは別に、志望動機にもこれまでの書類作成経験やパソコンスキル、コミュニケーション能力、データ管理スキルなどの実績をしっかり記載し、即戦力として使える人材であることをアピールしましょう。

事務職未経験者や新卒の人は、経験者に比べると実務面でのアピール材料は少なくなってしまいますので、実績ではなく事務職への意欲や適性をしっかりとアピールするとよいでしょう。

例えば「細かい作業が好きな性格なので、給与計算や売上管理などの細かい数字を取扱うことが苦にならない」、「スピーディーかつ正確に作業するのが得意」、「短時間で効率よい作業ができるように工夫して業務にあたることができる」などです。
また「学生時代の部活動のマネージャー業務を通じて、サポートする仕事の楽しさを知った」など、事務職を志したきっかけや適性を具体的エピソードと共にアピールすると、説得力も増すでしょう。

3.入社後にしたいことや熱意を伝える

求人内容の「対象となる方」や「職務内容」から、会社がどのような仕事スタイルや職務を求めているのかを読み取り、自分はどんな強みで貢献したいと考えているのか、をアピールしましょう。

例えば「対象となる方」の欄に「協調性がある方」と記載されている場合、「これまでの会社で培った協調性を発揮し、チームワークを大切にして業務に携わっていきたいと思い、御社を志望しました」といったアピールもよいでしょう。

これは自己PRと内容が被ってもかまいません。「～として、職務能力を発揮したい」「～でしっかりと貢献したい」など、今後自分がどのようなことができるか、どれくらいの熱意を持っているかをしっかりと伝えましょう。

一般事務職の志望動機の例文

続いては、志望動機の例文を「経験者」、「新卒・未経験者」に分けて紹介していきます。
まずは一般事務職の例文からです。

【経験者の志望動機の例文】

私は、求める人物像に『コミュニケーションを大切にする方』と挙げている貴社なら、自分の能力が最大限発揮できると思い、応募いたしました。

前職では、データ処理や請求書の作成といった事務作業を担当しておりましたが、それぞれの担当業務が決められていたことから、他者と協力して作業を行うということがありませんでした。

現在私はもっとさまざまな人とコミュニケーションを取り、円滑な人間関係を構築できる環境で、社会人としても人間的にも成長したいと思い転職活動をしております。
中でも貴社は、事務職であってもプロジェクト会議に参画し、意見をかわせると採用HPで拝見し、職種を超えて皆で協力して仕事を行える点に大きな魅力を感じております。

オフィスソフトは一通り、問題なく操作できます。前職では業務が正確でミスが少ない、と評価されており、事務処理能力には自信があります。これまでの経験とスキルを発揮して、貴社でお役に立ちたいと考えています。

【新卒・未経験者の志望動機の例文】

私は、周囲の人がスムーズに業務できるようにサポートする事務職を希望しています。

高校、大学の学生時代は野球部のマネージャーをしており、部活動では部員が練習や試合に全力を出せるよう、練習メニューや体調管理などのサポートを行っていました。対戦チームの打力、守備力、投手力などを分析し、メンバーに情報を伝えておりましたので、情報分析・伝達能力も鍛えられたと思っています。
また在学中はイベントスタッフのアルバイト経験を通じて、イベントを円滑に運営するための先読み力や柔軟性、イベントを成功に導くための提案力も養われました。

貴社はバックオフィスの方々が社内外に向け、広報メディアを通じて事業紹介やコラムなどの情報発信を積極的に提案・実行しているとお伺いしております。ここでなら私が学生時代に培った経験とスキルが活かせるのではないかと思い、志望しました。

事務経験はありませんが、学生時代にMOSを取得しておりますので、マイクロオフィスの操作は一通りできます。マネージャーとしてチームを支えてきた経験を活かし、社員の皆さんと円滑なコミュニケーションをはかって、貴社の成長を支えられる存在になりたいと思っております。

営業事務職の志望動機の例文

続いて、営業事務職の志望動機の例文を紹介します。

【経験者の志望動機の例文】

現在はIT企業の営業事務として、1名の営業スタッフを1対1でサポートしております。主な業務は、顧客対応、資料作成などです。
しかしより多くの営業スタッフを支援することで、自分自身のスキルアップもはかりたいと考え、転職活動を行っております。

貴社では数多くの営業スタッフを抱えており、時には営業事務スタッフがエージェントとの交渉などの折衝業務を行うと伺い、仕事の可能性を大きく広げることができると考えました。
現職で培った知識と経験を活かして、営業スタッフが営業業務に集中できるよう、多方面からサポートし、貴社の事業成長に貢献していきたいと思っております。

【新卒・未経験者の志望動機の例文】

前職では、同じIT業界の営業職として勤務しておりました。この経験を活かして営業事務の仕事に挑戦したいと考えるようになり、今回貴社を志望しました。

貴社はこの度、新部門の立ち上げによる増員を行うと伺い、これから営業スタッフと密に連携を取りながらデータ管理体制・業務フローを構築できる点が、非常に魅力的だと感じております。

営業活動を行ううえでどのような準備が必要かは、自らの経験でしっかり把握しております。このノウハウを活かしながら、営業事務に求められていることしっかりと実践し、新事業に貢献していきたいと考えております。

経理事務職の志望動機の例文

続いて、経理事務職の例文を紹介です。

【経験者の志望動機の例文】

私は、貴社で経理事務としてさらなるスキルアップをはかりたいと考えております。
前職も経理アシスタント業務を行っていました。主に会計管理システムへのデータ入力、および経費計算を行い、業務の正確性を高く評価されておりました。

貴社の経理事務では、会計監査や決算業務の対応までされると拝見し、今までの経験を活かしながら仕事の幅を広げ、やりがいを持って経理担当として大きく成長できると思っております。

前職で取得した簿記検定2級の資格を活かしながら、貴社で戦力として活躍していきたいと思っておりますので、どうぞよろしくお願いいたします。

【新卒・未経験者の志望動機の例文】

未経験でも将来的には決算業務などの責任のある業務を目指せる点に魅力を感じ、貴社を志望いたしました。

これまでは、生命保険事務所にて3年間営業事務を行っていました。支店では、主に営業の売上状況、日々の進捗を本部へレポートする業務を中心に行っており、ニーズに合わせたデータ管理は上司から高く評価していただきました。

業務を行っているうちに売上管理などの経理分野の仕事に興味を持ち、経理事務としてスキルアップしたいと思うようになりました。
すぐにお役に立てるよう、日商簿記2級の資格を取得しております。またデータ活用の経験を活かし、貴社の事業に貢献したいと思っております。

医療事務の志望動機の例文

最後に、医療事務の志望動機の例文をご紹介しましょう。

【経験者の志望動機の例文】

現在私は、個人クリニックの医療事務をしております。この度、大規模な総合病院で業務の幅を広げたいと思い、貴院を志望いたしました。

貴院はオンライン診療や他科診療も積極的に導入されており、スムーズな業務遂行のために定期的に部署ごとの勉強会も開かれていると聞き、まさに自分の理想とする環境だと考えております。

前職では新人育成も担当しており、業務内容をわかりやすく説明することを心掛けておりました。また、レセプトも1日40件程度作成しております。この経験とスキルを活かし、貴院の診療体制がよりスムーズになるよう、貢献していきたいと思います。

【新卒・未経験者の志望動機の例文】

学生時代、家族の付き添いで貴院を訪れたとき、患者一人ひとりに寄り添うスタッフの方々の親切丁寧な接遇応対に感銘を受けました。

この度、就職活動をするにあたり、不安を抱えている人に安心していただける仕事がしたいと考え、丁寧な応対で地域の人たちから信頼されている貴院で医療事務としてのキャリアをスタートさせたいと思っております。

学生時代は高齢者の話し相手を務めるボランティア活動を行っていました。活動を通じて、相手に合わせたコミュニケーションや、相手の気持ちに共感することの重要性を学びました。また飲食店での接客アルバイトでは、「どんな人にも心地いい時間を過ごしてほしい」という思いで対応していました。

これらの経験から、その人に合った対話をする力には自信があります。現在は医療事務技能審査試験の勉強をしています。患者さんに安心していただける医療事務スタッフとして成長していく所存ですので、なにとぞよろしくお願いいたします。

事務職の履歴書では志望動機のポイントをしっかり押さえよう

事務職の志望動機を書く際のコツは、「その会社を志望する理由を書く」、「スキルや経験、もしくは意欲や適性をアピールする」、「入社後にしたいことや熱意を伝える」の3つです。
今回ご紹介した例文も参考にしながら、履歴書の時点でしっかりアピールして採用を勝ち取りましょう。志望動機をしっかりと書くことが、就活の成功への第一歩です。